DECLARATION VIE PRIVEE DANS LE CADRE DE L’AIDE JURIDIQUE DE DEUXIEME LIGNE
Le respect de votre vie privée est important pour nous.
Toutes les données à caractère personnel que vous nous transmettez en tant que justiciable dans le cadre d’une aide juridique de deuxième ligne à l’OBFG (telle que défini ci-dessous), sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, plus particulièrement le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), ainsi que la présente déclaration vie privée.
La présente déclaration vie privée vous fournit de plus amples informations concernant les données à caractère personnel que nous traitons, la façon dont nous les obtenons, le délai pendant lequel nous les conservons et avec qui nous les partageons.
1. IDENTITE ET DONNEES DE CONTACT
2. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- FINALITES- FONDEMENT JURIDIQUE
3. COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
4. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES
5. PROTECTION
6. DROITS
7. DROIT APPLICABLE ET MISES A JOUR
1. IDENTITE ET DONNEES DE CONTACT
Les responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel sont les entités juridiques suivantes :
- L’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones, rue Haute 139 bte 20, 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise 0850.260.032 (« OBFG ») ;
- Orde van Vlaamse Balies, Rue du Moniteur 8, 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise : 0267393267 (« OVB ») ;
- Les différents Ordres des Barreaux des Avocats (via le Bureau d’Aide Juridique de votre choix, organisé au sein de chaque Barreau). Le terme « Ordres des Barreaux des Avocats » implique également ses organes, à savoir son Bâtonnier et le Conseil de l’Ordre.
Les responsables conjoints du traitement sont chargés de traiter toutes les questions, demandes et plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’aide de deuxième ligne. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple, sur la répartition des tâches entre les responsables conjoints, vous pouvez toujours contacter un des responsables conjoints du traitement.
Nous vous invitons à prendre contact avec l’OBFG, comme suit :
- par e-mail : info@avocats.be
- par téléphone : + 32 2 648 20 98
- par courrier postal à l’adresse ci-dessus, avec la mention « Vie privée »
En vertu du RGPD, l’OBFG a désigné un Délégué à la Protection des Données, également appelé Data Protection Officer. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse dpo@avocats.be .
Les données de contact des autres responsables conjoints du traitement sont reprises dans les hyperliens listés ci-dessus.
2. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- FINALITES- FONDEMENT JURIDIQUE
a) L’aide juridique de deuxième ligne
Dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne, nous pouvons potentiellement traiter vos données personnelles d’identification (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone), numéro de registre national et/ou numéro de registre des étrangers, caractéristiques personnelles (date et lieu de naissance, sexe, nationalité), informations concernant la composition de votre ménage (nom de votre époux/épouse ou conjoint(e), enfants et autres personnes à charge), données financières (vos revenus (du ménage)), informations concernant votre profession et votre occupation (fonction) ou toutes autres données que vous nous communiquez dans le cadre de l’aide de deuxième ligne (comme par exemple les données judiciaires, les données psychiques, les données ethniques, les habitudes de consommation, les loisirs, les caractéristiques de logement, les données concernant votre santé et votre adhésion à un syndicat).
Ces données nous permettent d’organiser l’aide juridique de deuxième ligne (notamment l’aide de deuxième ligne dans le cadre de l’assistance Salduz) pour le justiciable et de traiter d’éventuels litiges à cet égard.
Les Ordres traitent des données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne :
1) Gestion des données du justiciable à l’occasion de sa demande d’aide juridique :
- Collecter les données du justiciable, nécessaires à sa demande (tant bien sur papier que via l’application en ligne);
- Vérifier les conditions de recevabilité des demandes en croisant les données;
- Examen de la demande d’aide juridique, en vue de déterminer si les conditions d’accès sont réunies;
- Désigner l’avocat pro-deo;
- Communiquer ces données à l’avocat désigné;
- Gérer et stocker ces données sur une plateforme en ligne gérée par l’OBFG (voir ci-dessous).
2) Gestion des données du justiciable dans le suivi de son dossier:
- Vérification du maintien de l’accès à l’aide juridique;
- Contrôle et du paiement des indemnités de l’avocat pour ses prestations dans votre dossier et pour se faire aussi réaliser des contrôles croisés;
3) Établissement des statistiques:
- Analyse stratégique (en vue d’améliorer les services et le fonctionnement);
- Compte-rendu
- Budgétisation
Ces statistiques sont remises au SPF Justice, qui lui-même les partage avec le SPF Finance et au parlement et au Conseil des ministres. Ces statistiques ne contiennent pas de données personnelles.
L’OBFG et l’OVB traitent des données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne :
1) Gestion de l’application BAJ:
La gestion de l’application BAJ et la gestion des demandes aux Bureaux d’aide juridique des justiciables, des avocats pro deo, des tiers (tel que les organisations d’aide et les autorités compétentes au sens de la directive 2003/8/CE du Conseil du 27 janvier 2003, agissant pour le compte de la personne demandant justice, par la mise à disposition d’un système IT qui:
- comprend toutes les pièces (formulaire en ligne, formulaire papier et annexes…), ainsi que les données relatives aux prestations des tiers (dans les cas où ils interviennent pour le compte de l'avocat pro-deo) (comme les rapports des interprètes)
- fournit les services IT nécessaire pour que les Ordres puissent faire le contrôle des services fournis par l'avocat pro-deo pour le BAJ, conformément à la nomenclature,
- fournit les services IT nécessaire pour que les Ordres puissent faire le contrôle des conditions d'accès des différents dossiers pro-deo
- fournit les services IT pour le rapportage des dossiers pro-deo, l’approbation des budgets au bénéfice du Parlement et du Conseil des ministres et le paiement des prestations pro-deo et des frais de fonctionnement.
2) Gestion des accès : Gestion des accès par des avocats, des justiciables et des tiers (tel que les CPAS), et dans ce cadre la gestion des coordonnées de ces personnes.
3) Contrôles croisés : Gestion et exécution des contrôles croisés en étroite collaboration avec les Ordres.
Le fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel découle de notre tâche d’intérêt général à organiser une aide juridique de deuxième ligne (art. 6.1 e) RGPD) qui découle du Code judiciaire (art. 495 et art. 508/1 e.s. C. Jud.), du Code de Déontologie des Avocats, de l’AR du 20 décembre 1999 en exécution des articles 508/2, § 3, alinéa 2, et 508/4, du Code judiciaire et de l’AR du 20 décembre 1999 en exécution des articles 508/19, 508/20, 508/22 et 508/23, du Code judiciaire. Votre numéro d'enregistrement national sera traité sur la base de l'autorisation RR 70/2014. Le traitement des catégories de données particulières (tel que les données de santé) est basé sur l’article 9.2.g) du RGPD à savoir à des fins de motifs d’intérêt public important sur base du droit belge (508/13/1 §2 3°,8).
Nous obtenons ces données à caractère personnel, soit directement par vous lorsque vous introduisez une demande (d’indemnité pour) d’aide juridique de deuxième ligne, soit indirectement via votre avocat pro-deo, une organisation d’aide (comme par exemple un CPAS, CAP, etc.) ou une autorité compétente au sens de la Directive 2003/8/CE du Conseil du 27 janvier 2003 (comme par exemple le Service Public Fédéral Justice). Ces entités sont des responsables distincts de ce traitement de données à caractère personnel.
b) Gestion des contentieux
Aux fins de la gestion de contentieux éventuels avec des justiciables, nous pouvons potentiellement traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone) et toute autre donnée pertinente pour la gestion d'un (éventuel) litige.
Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de défendre nos intérêts légitimes (ou de ceux de tiers) en justice dans toutes les formes de règlement des litiges et d'en assurer la gestion.
Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur.
La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur notre intérêt légitime à sauvegarder nos droits (contractuels et extracontractuels, juridiques et autres) (article 6.1, f) RGPD).
Nous obtenons ces données à caractère personnel soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès de tiers.
3. COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Pour les finalités de l’aide juridique de deuxième ligne, nous appliquons les délais de conservation suivants :
- L’aide juridique de deuxième ligne :
• Si votre demande d’aide juridique de deuxième ligne n’est pas octroyée ou est refusée (par exemple parce que le dossier est incomplet), nous conservons vos données à caractère personnel pendant au maximum 1 an (plus une période de vérification de 1 an) après la réception des données ou de la décision (définitive) de refus, en vue d’une demande ultérieure afin de vérifier l’évolution de votre situation financière et personnelle.
• Si (i) la désignation de l'avocat pro-deo est révoquée, (ii) il y a un paiement de l'avocat pro deo ou (iii) le dossier est clôturé sans paiement, nous conserverons vos données personnelles pendant un maximum de 7 ans (plus une période de vérification d'un an) après la clôture du dossier et, le cas échéant, le paiement des services pro deo.
• Si l'avocat ou le justiciable fait appel d'une décision du Bureau d'aide juridique, nous conservons également vos données personnelles jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise par les autorités judiciaires.
• En ce qui concerne l’établissement des statistiques, les données sont conservées le temps nécessaire à réaliser la mission d’analyse stratégique, de budgétisation et de compte-rendu aux autorités compétentes. S’il s’agit de données anonymes, dès l’anonymisation cette donnée n’est plus considérée comme une donnée à caractère personnel.
- Gestion des contentieux:
• Les données à caractère personnel sont conservées pendant maximum 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple pour respecter des obligations légales).
4. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES ?
Les données personnelles énumérées ci-dessus sont accessibles à nos collaborateurs.
Les données personnelles relatives aux justiciables sont communiquées à l’avocat pro-deo désigné.
Nous faisons appel à des sous-traitants pour l’analyse commerciale et technique, coordination et le support technique de l’aide juridique de deuxième ligne (par ex. des fournisseurs IT). La liste des sous-traitants, inclus la nature et la finalité du traitement poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées est disponible sur première demande.
Nous sommes également susceptibles de transmettre vos données :
- aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice dans le cadre de la défense de nos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense de vos ou nos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- aux autorités ou entités auxquelles nous sommes obligés de transférer les données en vertu de la loi, d'un décret ou de toute autre réglementation en vigueur.
En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.
5. PROTECTION
Nous avons implémenté des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et protéger vos données contre la destruction involontaire ou illégitime, la perte, la modification, la publication ou l’accès non autorisé. Ces mesures sont notamment (sans s’y limiter) des techniques de cryptage, des contrôles d’accès physiques et par système informatique, des obligations de confidentialité, etc.
Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tierces parties avec lesquelles nous collaborons et nous ne communiquons pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen sans avoir la garantie que vos données y bénéficieront également d’un niveau de protection équivalent.
6. DROITS
Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pouvez jouir en vertu de la législation en vigueur.
Vous pouvez à tout moment nous contacter pour l’exercice des droits suivants :
- une demande de consultation et de rectification des données à caractère personnel : vous avez éventuellement le droit de nous demander une copie de vos informations, de les évaluer et/ou de les corriger. Si vous souhaitez corriger des informations, comme votre nom, votre adresse e-mail, et/ou toute autre donnée, vous pouvez facilement le faire en nous contactant (voir ci-dessous).
- une demande d’effacement de vos données à caractère personnel : conformément au RGPD, vous avez droit à l’effacement de vos données à caractère personnel qui sont traitées par nous de la manière décrite dans la présente déclaration vie privée, par exemple si celles-ci ne sont plus nécessaires en vue des finalités pour lesquelles elles étaient initialement traitées, ou si vous avez formulé une opposition au traitement décrit dans la présente déclaration vie privée et qu’il n’y a pas d’autre fondement légal pour le traitement.
- une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel : dans certaines circonstances, telles que décrites dans le RGPD, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. C’est par exemple le cas si vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel. Dans pareil cas, nous limiterons le traitement jusqu’à ce que nous soyons en mesure de contrôler l’exactitude de vos données.
- une opposition au traitement de vos données : vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne, avec mention des raisons qui se rapportent à votre situation spécifique (pour de plus amples informations, voir DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- -FONDEMENT JURIDIQUE). Nous cesserons le traitement de vos données à caractère personnel à moins que nous estimions qu’il y a des motifs justifiés et impératifs qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés que vous invoquez.
Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande.
Selon la complexité de votre demande, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.
En toutes circonstances nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Vous pouvez toujours exercer vos droits via les coordonnées indiquées ci-dessus.
À des fins d'identification, nous pouvons éventuellement vous demander des informations supplémentaires nécessaires à prouver votre identité, tel que par exemple une copie de la partie recto de votre carte d’identité.
Vous avez bien entendu également le droit de nous adresser une plainte si vous estimez que nous n’agissons pas conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données.
Vous pouvez bien entendu toujours nous contacter à cet effet en nous envoyant un mail sur dpo@avocats.be ou par envoi postal à l’adresse susmentionnée.
Finalement, vous pouvez également décider d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter le site de l’Autorité de protection des données.
7. DROIT APPLICABLE ET MISES A JOUR
La présente déclaration vie privée est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente sera soumis au droit belge.
La présente déclaration vie privée peut être modifiée de temps à autre, dans les limites des réglementations applicables en matière de protection des données. Vous pouvez toujours accéder à la version la plus récente via notre site internet (https://avocats.be/).
(version 16/11/2022)
Le respect de votre vie privée est important pour nous.
Toutes les données à caractère personnel que vous nous transmettez en tant que personne de contact d’une organisation d’aide (comme par exemple un CPAS) ou autorité compétente au sens de la Directive 2003/8/EG du Conseil du 27 janvier 2003 (comme par exemple le Service Public Fédéral Justice) dans le cadre d’une aide juridique de deuxième ligne à l’OBFG (telle que défini ci-dessous), sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, plus particulièrement le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), ainsi que la présente déclaration vie privée.
La présente déclaration vie privée vous fournit de plus amples informations concernant les données à caractère personnel que nous traitons, la façon dont nous les obtenons, le délai pendant lequel nous les conservons et avec qui nous les partageons.
1. IDENTITE ET DONNEES DE CONTACT
2. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- FINALITES- FONDEMENT JURIDIQUE
3. COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
4. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES
5. PROTECTION
6. DROITS
7. DROIT APPLICABLE ET MISES A JOUR
1. IDENTITE ET DONNEES DE CONTACT
Les responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel sont les entités juridiques suivantes :
- L’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones
- L’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones, rue Haute 139 bte 20, 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise 0850.260.032 (« OBFG ») ;
- Orde van Vlaamse Balies, Rue du Moniteur 8, 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise : 0267393267 (« OVB ») ;
- Les différents Ordres des Barreaux des Avocats (via le Bureau d’Aide Juridique de votre choix, organisé au sein de chaque Barreau). Le terme « Ordres des Barreaux des Avocats » implique également ses organes, à savoir son Bâtonnier et le Conseil de l’Ordre.
Les responsables conjoints du traitement sont chargés de traiter toutes les questions, demandes et plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’aide de deuxième ligne. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple, sur la répartition des tâches entre les responsables conjoints, vous pouvez toujours contacter un des responsables conjoints du traitement.
Nous vous invitons à prendre contact avec l’OBFG, comme suit :
- par e-mail : info@avocats.be
- par téléphone : + 32 2 648 20 98
- par courrier postal à l’adresse ci-dessus, avec la mention « Vie privée »
En vertu du RGPD, l’OBFG a désigné un Délégué à la Protection des Données, également appelé Data Protection Officer. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse dpo@avocats.be .
Les données de contact des autres responsables conjoints du traitement sont reprises dans les hyperliens listés ci-dessus.
2. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- FINALITES- FONDEMENT JURIDIQUE
a) L’aide juridique de deuxième ligne
Dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne, nous pouvons potentiellement traiter vos données personnelles d’identification (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) et des informations concernant votre profession et votre occupation (organisation).
Ces données nous permettent d’organiser l’aide juridique de deuxième ligne pour le justiciable et de traiter d’éventuels litiges à cet égard.
Les Ordres traitent des données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne.
1) Gestion des données de l’organisation et/ou de l’autorité compétente, à l’occasion de la demande d’aide juridique:
- Collecter les données de l’organisation d’aide et/ou de l’autorité compétente et des informations transmises, tant bien sur papier que via l’application en ligne;
- Communiquer ces données à l’avocat désigné.
- Gérer et stocker ces données sur une plateforme en ligne gérée par l’OBFG (voir ci-dessous).
2) Établissement des statistiques:
- Analyse stratégique (en vue d’améliorer les services et le fonctionnement)
- Compte-rendu
- Budgétisation
Ces statistiques sont remises au SPF Justice, qui lui-même les partage avec le SPF Finance et au parlement et au Conseil des ministres. Ces statistiques ne contiennent pas de données personnelles.
L’OBFG et l’OVB traitent des données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne.
1) Gestion de l’application BAJ :
La gestion de l’application BAJ et la gestion des demandes aux Bureaux d’aide juridique des justiciables, des avocats pro deo, des tiers (tel que les organisations d’aide et les autorités compétentes au sens de la directive 2003/8/CE du Conseil du 27 janvier 2003, agissant pour le compte de la personne demandant justice, par la mise à disposition d’un système IT qui :
- comprend toutes les pièces (formulaire en ligne, formulaire papier et annexes…), ainsi que les données relatives aux prestations des tiers (dans les cas où ils interviennent pour le compte de l'avocat pro-deo) (comme les rapports des interprètes)
- fournit les services IT nécessaire pour que les Ordres puissent faire le contrôle des services fournis par l'avocat pour le BAJ, conformément à la nomenclature,
- fournit les services IT nécessaire pour que les Ordres puissent faire le contrôle des conditions d'accès des différents dossiers pro-deo
- fournit les services IT pour le rapportage des dossiers pro-deo, l’approbation des budgets au bénéfice du parlement et du Conseil des ministres, et le paiement des prestations pro-deo et des frais de fonctionnement
2) Gestion des accès: Gestion des accès par des avocats, des justiciables et des tiers (tel que les CPAS), et dans ce cadre la gestion des coordonnées de ces personnes.
Le fondement juridique pour le traitement des données à caractère personnel découle de notre tâche d’intérêt général à organiser une aide juridique de deuxième ligne (art. 6.1 e) RGPD) qui découle du Code judiciaire (art. 495 et art. 508/1 e.s. C. Jud.), du Code de Déontologie des Avocats, de l’AR du 20 décembre 1999 en exécution des articles 508/2, § 3, alinéa 2, et 508/4, du Code judiciaire et de l’AR du 20 décembre 1999 en exécution des articles 508/19, 508/20, 508/22 et 508/23, du Code judiciaire.
Nous obtenons ces données à caractère personnel, directement par vous lorsque vous introduisez une demande d’aide juridique de deuxième ligne au nom du justiciable.
b) Gestion des contentieux
Aux fins de la gestion de contentieux éventuels avec des organisations d’aide, nous pouvons potentiellement traiter vos données d'identification personnelle (nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone) et toute autre donnée pertinente pour la gestion d'un (éventuel) litige.
Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de défendre nos intérêts légitimes (ou de ceux de tiers) en justice dans toutes les formes de règlement des litiges et d'en assurer la gestion.
Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur.
La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur notre intérêt légitime à sauvegarder nos droits (contractuels et extracontractuels, juridiques et autres) (article 6.1, f) RGPD).
Nous obtenons ces données à caractère personnel soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès de tiers.
3. COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Pour les finalités de l’aide juridique de deuxième ligne, nous appliquons les délais de conservation suivants :
- L’aide juridique de deuxième ligne:
• Si votre demande d’aide juridique de deuxième ligne n’est pas octroyée ou est refusée (par exemple parce que le dossier est incomplet), nous conservons vos données à caractère personnel pendant au maximum 1 an (plus une période de vérification de 1 an) après la réception des données ou de la décision (définitive) de refus, en vue d’une demande ultérieure afin de vérifier l’évolution de votre situation financière et personnelle.
• Si (i) la désignation de l'avocat pro deo est révoquée, (ii) il y a un paiement de l'avocat pro deo ou (iii) le dossier est clôturé sans paiement, nous conserverons vos données personnelles pendant un maximum de 7 ans (plus une période de vérification d'un an) après la clôture du dossier et, le cas échéant, le paiement des services pro deo.
• Si l'avocat ou le justiciable fait appel d'une décision du Bureau d'aide juridique, nous conservons également vos données personnelles jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise par les autorités judiciaires.
• En ce qui concerne l’établissement des statistiques, les données sont conservées le temps nécessaire à réaliser la mission d’analyse stratégique, de budgétisation et de compte-rendu aux autorités compétentes. S’il s’agit de données anonymes, dès l’anonymisation cette donnée n’est plus considérée comme une donnée à caractère personnel.
- Gestion des contentieux
• Les données à caractère personnel sont conservées pendant maximum 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple pour respecter des obligations légales).
4. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES ?
Les données personnelles énumérées ci-dessus sont accessibles à nos collaborateurs.
Les données personnelles relatives aux justiciables sont communiquées à l’avocat pro-deo désigné.
Nous faisons appel à des sous-traitants pour l’analyse commerciale et technique, coordination et le support technique de l’aide juridique de deuxième ligne (par ex. des fournisseurs IT). La liste des sous-traitants, inclus la nature et la finalité du traitement poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées est disponible sur première demande.
Nous sommes également susceptibles de transmettre vos données :
- aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice dans le cadre de la défense de nos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense de vos ou nos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- aux autorités ou entités auxquelles nous sommes obligés de transférer les données en vertu de la loi, d'un décret ou de toute autre réglementation en vigueur.
En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.
5. PROTECTION
Nous avons implémenté des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et protéger vos données contre la destruction involontaire ou illégitime, la perte, la modification, la publication ou l’accès non autorisé. Ces mesures sont notamment (sans s’y limiter) des techniques de cryptage, des contrôles d’accès physiques et par système informatique, des obligations de confidentialité, etc.
Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tierces parties avec lesquelles nous collaborons et nous ne communiquons pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen sans avoir la garantie que vos données y bénéficieront également d’un niveau de protection équivalent.
6. DROITS
Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pouvez jouir en vertu de la législation en vigueur.
Vous pouvez à tout moment nous contacter pour l’exercice des droits suivants :
- une demande de consultation et de rectification des données à caractère personnel : vous avez éventuellement le droit de nous demander une copie de vos informations, de les évaluer et/ou de les corriger. Si vous souhaitez corriger des informations, comme votre nom, votre adresse e-mail, et/ou toute autre donnée, vous pouvez facilement le faire en nous contactant (voir ci-dessous).
- une demande d’effacement de vos données à caractère personnel : conformément au RGPD, vous avez droit à l’effacement de vos données à caractère personnel qui sont traitées par nous de la manière décrite dans la présente déclaration vie privée, par exemple si celles-ci ne sont plus nécessaires en vue des finalités pour lesquelles elles étaient initialement traitées, ou si vous avez formulé une opposition au traitement décrit dans la présente déclaration vie privée et qu’il n’y a pas d’autre fondement légal pour le traitement.
- une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel : dans certaines circonstances, telles que décrites dans le RGPD, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. C’est par exemple le cas si vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel. Dans pareil cas, nous limiterons le traitement jusqu’à ce que nous soyons en mesure de contrôler l’exactitude de vos données.
- une opposition au traitement de vos données : vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne, avec mention des raisons qui se rapportent à votre situation spécifique (pour de plus amples informations, voir DONNEES A CARACTERE PERSONNEL- -FONDEMENT JURIDIQUE). Nous cesserons le traitement de vos données à caractère personnel à moins que nous estimions qu’il y a des motifs justifiés et impératifs qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés que vous invoquez.
Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande.
Selon la complexité de votre demande, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.
En toutes circonstances nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Vous pouvez toujours exercer vos droits via les coordonnées indiquées ci-dessus.
À des fins d'identification, nous pouvons éventuellement vous demander des informations supplémentaires nécessaires à prouver votre identité, tel que par exemple une copie de la partie recto de votre carte d’identité.
Vous avez bien entendu également le droit de nous adresser une plainte si vous estimez que nous n’agissons pas conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données.
Vous pouvez bien entendu toujours nous contacter à cet effet en nous envoyant un mail sur dpo@avocats.be ou par envoi postal à l’adresse susmentionnée.
Finalement, vous pouvez également décider d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter le site de l’Autorité de protection des données.
7. DROIT APPLICABLE ET MISES A JOUR
La présente déclaration vie privée est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente sera soumis au droit belge.
La présente déclaration vie privée peut être modifiée de temps à autre, dans les limites des réglementations applicables en matière de protection des données. Vous pouvez toujours accéder à la version la plus récente via notre site internet (https://avocats.be/).